സമയത്തെ മെരുക്കാൻ 10 വഴികൾ: ഇങ്ങനെ ചെയ്തു ശീലിച്ചില്ലല്ലോ എന്ന് അമ്പരപ്പിക്കുന്ന ടിപ്സ് ഇതാ Simple Time Management Hacks for a Better Workday

വേവലാതിയോടെ അനു സമയം നോക്കി. ഇന്നും അവൾ  ഓഫിസിൽ ലേറ്റ് ആണ്.  സ്വകാര്യ കമ്പനിയിലെ ജീവനക്കാരിയായ അനു സ്ഥിരമായി ഓഫിസിൽ വൈകിയാണ് എത്താറുള്ളത്. ഇത് അനുവിന്റെ മാനേജരെയും സഹപ്രവർത്തകരെയും ഒരുപോലെ അസ്വസ്ഥരാക്കാറുണ്ട്‌. നെറ്റിയിൽ പൊടിഞ്ഞ വിയർപ്പുതുള്ളികൾ തുടച്ച്, ഉള്ളിലെ ഭയം പുറത്തുകാട്ടാതെ അവൾ മാനേജരുടെ ക്യാബിന്റെ ചില്ലുവാതിൽ തള്ളിത്തുറന്നു. പതിവുപോലെ  വൈകിവരവിൽ അദ്ദേഹം അസ്വസ്ഥനായിരുന്നു.‘‘അനു, കൃത്യസമയത്തു വരാൻ കഴിയില്ലെങ്കിൽ നിങ്ങൾ വേറെ ഏതെങ്കിലും ജോലി നോക്കുന്നതാണു നല്ലത്.’’ അദ്ദേഹം തീർത്തു പറഞ്ഞു.

നിറഞ്ഞ കണ്ണുകളുമായി സീറ്റിലേക്ക് മടങ്ങിയ അനു കരച്ചിൽ പുറത്തുകാണിക്കാതിരിക്കാൻ പണിപ്പെട്ടു. എന്നാൽ സഹപ്രവർത്തകയായ സൈറ അവളുടെ വിഷമം തിരിച്ചറിഞ്ഞു.  അനു തന്റെ ഡെസ്കിൽ തലതാഴ്ത്തി ഇരിക്കുകയായിരുന്നു. സൈറ പതുക്കെ അവളുടെ അരികിലെത്തി തോളിൽ കൈവെച്ചു.

സൈറ:  സാരമില്ല. മാനേജർ പറഞ്ഞതു നിന്നെ വിഷമിപ്പിക്കാനല്ല, നമ്മുടെ ജോലിയുടെ പ്രാധാന്യം ഓർമിപ്പിക്കാനാണെന്നു കരുതിയാൽ മതി. നമുക്ക് ഈ വൈകി വരുന്ന പതിവു  മാറ്റി എടുത്താലോ?’’

അനു:  എനിക്കറിയാം സൈറ, പക്ഷേ, എത്ര ശ്രമിച്ചാലും ഞാൻ വൈകിപ്പോകുന്നു. രാവിലെ എഴുന്നേൽക്കുന്നത് മുതൽ ഓട്ടമാണ്, എന്നിട്ടും ടൈം മാനേജ് ചെയ്യാൻ പറ്റുന്നില്ല.’’

സൈറ: ചില കുഞ്ഞു കാര്യങ്ങൾ ശ്രദ്ധിച്ചാൽ തീരാവുന്ന പ്രശ്നമേ ഉള്ളൂ. ഞാൻ പിന്തുടരുന്ന ചില വഴികൾ പറയട്ടേ.

1. തലേ ദിവസം ഒരുങ്ങാം

തലേദിവസം രാത്രി കുറച്ചു സമയം മാറ്റിവെച്ചാൽ രാവിലത്തെ പകുതി ടെൻഷനും ഒഴിവാക്കാം. നാളെ ഇടേണ്ട വസ്ത്രം,  ലഞ്ച് ബാഗ് എന്നിവ രാത്രി തന്നെ റെഡിയാക്കി വയ്ക്കാം. രാവിലെ ‘എവിടെപ്പോയി എന്റെ ചാവി?’ എന്ന മട്ടിലുള്ള തിരച്ചിൽ സമയം ലാഭിച്ചാൽ തന്നെ വലിയ മാറ്റമുണ്ടാകും.

2. 15 മിനിറ്റ് നേരത്തേ എന്ന ലക്ഷ്യം

ഓഫിസിൽ എത്തേണ്ട സമയമാകരുത്‌ നമ്മുടെ ലക്ഷ്യം, അതിന് 15 മിനിറ്റ് മുൻപേ എത്താൻ ശ്രമിക്കുക. അപ്രതീക്ഷിതമായ ട്രാഫിക് ബ്ലോക്കോ വണ്ടി കിട്ടാനുള്ള താമസമോ ഉണ്ടായാൽ ഈ 15 മിനിറ്റ് നമ്മളെ രക്ഷിക്കും.  

3. ഫോണിനോടു കുറച്ചുനേരം 'വിട'

നമ്മളറിയാതെ സമയം പോകുന്നത് സോഷ്യൽ മീഡിയയിലാണ്. ജോലി ചെയ്യുമ്പോൾ ഫോൺ അൽപം ദൂരെ വയ്ക്കാം. ഇടവേളകളിൽ മാത്രം നോക്കിയാൽ മതി. മനസ്സ് വ്യതിചലിക്കാതിരുന്നാൽ ജോലി വേഗത്തിൽ തീരും.

4. പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾക്ക് അലാം

എഴുന്നേൽക്കാൻ മാത്രമല്ല, വീടു വിട്ടിറങ്ങേണ്ട സമയത്തിനും അലാം സെറ്റ് ചെയ്യുക.‘ഇപ്പോൾ ഇറങ്ങിയാലേ കൃത്യസമയത്ത് എത്തൂ’ എന്ന് ആ അലാം നിങ്ങളെ ഓർമിപ്പിക്കും. ഓരോ ജോലിക്കിടയിലും സമയം പോകുന്നത് തിരിച്ചറിയാൻ ഇത് നല്ലതാണ്.

5. സ്വയം റിവാർഡ് നൽകാം

ഒരു ആഴ്ച മുഴുവൻ കൃത്യസമയത്ത് എത്തിയാൽ നമുക്ക് ഏറ്റവും ഇഷ്ടപ്പെട്ട ഒന്ന്‌ നമ്മൾ തന്നെ സ്വയം സമ്മാനമായി നൽകണം. അതൊരു സിനിമയാകാം അല്ലെങ്കിൽ ഇഷ്ടപ്പെട്ട  ഭക്ഷണമാകാം. ആ   മോട്ടിവേഷൻ  കൃത്യനിഷ്ഠ തുടരാൻ പ്രേരിപ്പിക്കും.

അനു:   കേൾക്കുമ്പോൾ ഈസി എന്ന് തോന്നുന്നു

സൈറ. പക്ഷേ, നടപ്പാക്കുമ്പോൾ എങ്ങനെയാകുമോ?

സൈറ:  ഒരു കാര്യം പറ്റില്ല എന്നു പറഞ്ഞ് ഒഴിയുന്നതിനേക്കാൾ പോസിറ്റിവാണ് അതിനു വേണ്ടി ശ്രമിച്ചു നോക്കുന്നത്. പരാജയപ്പെടുന്നെങ്കിൽ വേറേ വഴി നോക്കണം. പല മോട്ടിവേഷൻ വിഡിയോസിലും അനു കേട്ടിട്ടുണ്ടാകും. എല്ലാ വലിയ യാത്രകളും തുടങ്ങുന്നത് ചെറിയൊരു ആദ്യചുവടിൽ നിന്നാണ് എന്ന്.

അനു: പറ്റില്ല എന്നല്ല സൈറാ ഞാൻ പറഞ്ഞത്. കാര്യങ്ങൾ ഇങ്ങനെ ചിട്ടയായി ചെയ്തു ശീലിച്ചില്ലല്ലോ എന്നു   ചിന്തിക്കുകയായിരുന്നു.

എന്തായാലും ഇന്നു മുതൽ സൈറയുടെ സമയനിയമങ്ങൾ ഞാൻ പരീക്ഷിച്ചു തുടങ്ങും. ഇപ്പോൾ എനിക്ക് ഈ ജോലി നഷ്ടപ്പെടുത്താൻ കഴിയില്ല. അത് സൈറയ്ക്കും അറിയാമല്ലോ.

സൈറ: നിന്നെ നന്നായി അറിയാവുന്നതു കൊണ്ടല്ലേ അനൂ, ഞാനിത്രയും പറഞ്ഞത്. നിനക്ക് നല്ല കഴിവുണ്ട്. അത് ചിട്ടയോടെ അപ്ലൈ ചെയ്യണം. അത്രേയുള്ളൂ.  

സമയനിഷ്ഠ ശീലമാക്കാൻ അഞ്ചു വഴികൾ

1. 'ടു-മിനിറ്റ് റൂൾ'

സമയം കളയുന്നത് പലപ്പോഴും ചെറിയ കാര്യങ്ങളാണ്. രണ്ടു മിനിറ്റിനുള്ളിൽ ചെയ്തു തീർക്കാൻ കഴിയുന്ന കാര്യങ്ങൾ അപ്പോൾത്തന്നെ ചെയ്യുക.  ചെയ്തു തീർക്കേണ്ട ജോലികൾ കുന്നുകൂടുന്നത് ഒഴിവാക്കാം.

2. ഏറ്റവും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള പ്രവൃത്തികൾ ആദ്യം

വിജയിക്കുന്ന ആളുകൾ ദിവസം തുടങ്ങുന്നത് അവരുടെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലിയോടെയാണ്.
ഇതിന് ഒരു പേരുണ്ട് – “Eat That Frog”. അതിന്റെ അർഥം. ഏറ്റവും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ളതും, പലപ്പോഴും മാറ്റിവയ്ക്കുന്നതുമായ ജോലിയാണ് നമ്മുടെ ‘frog’. ആ ജോലി ആദ്യം ചെയ്യുക. അതു കഴിഞ്ഞാൽ ദിവസം മുഴുവൻ  വളരെ ലളിതമായി തോന്നും.  

3. പൊമോഡോറോ ടെക്നിക്

നമ്മുടെ ജോലിസമയത്തെ 25 മിനിറ്റ് ദൈർഘ്യമുള്ള ചെറിയ ഭാഗങ്ങളായി തിരിക്കുക. ഈ സമയത്ത് ശ്രദ്ധയോടെ ജോലി ചെയ്യുക. ഓരോ 25 മിനിറ്റിനു ശേഷവും അഞ്ചു മിനിറ്റ് വിശ്രമിക്കുക.  ഇത്തരത്തിൽ നാല് സെഷനുകൾ ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാൽ, 15 മുതൽ 30 മിനിറ്റ് വരെ നീളുന്ന ഒരു വലിയ ഇടവേള എടുക്കുക.

4. ടൈം ബ്ലോക്കിങ്

കലണ്ടറിൽ ഓരോ പ്രവൃത്തിക്കും പ്രത്യേക സമയം നിശ്ചയിച്ച് ദിവസം പ്ലാൻ ചെയ്യുന്ന രീതിയാണിത്. ഓരോ ജോലിക്കും കൃത്യമായ ഒരു ‘ബ്ലോക്ക്’ അല്ലെങ്കിൽ സമയം മാറ്റിവെക്കുക. പ്രധാനപ്പെട്ട ജോലികൾക്കും മീറ്റിങ്ങുകൾക്കും കലണ്ടറിൽ നേരത്തേ സ്ഥാനം നൽകുക. ജോലി ചെയ്യുന്ന സമയം പോലെ തന്നെ വിശ്രമവേളകളും മുൻകൂട്ടി പ്ലാൻ ചെയ്യുക.

5. ഒരു സമയം ഒരു കാര്യം മാത്രം ചെയ്യുക

ലോകത്ത് വെറും 2.5 ശതമാനം ആളുകൾക്ക് മാത്രമേ കാര്യക്ഷമമായി ‘മൾട്ടിടാസ്കിങ്’ ചെയ്യാൻ സാധിക്കൂ എന്നു പഠനങ്ങൾ പറയുന്നു.
അതുകൊണ്ട് തന്നെ ഒരേ സമയം പല കാര്യങ്ങൾ ചെയ്യാൻ ശ്രമിക്കുന്നത് നല്ല ഫലം തരണമെന്നില്ല. മൾട്ടി ടാസ്കിങ് കഴിവ് ഇല്ലാത്ത ഒരാളുടെ പെർഫോമൻസിനെ ഇതു ദോഷകരമായി ബാധിക്കാം.