ലൈഫ് സ്മാർട്ടാക്കാൻ 'മാജിക് ബോക്സ്': ഉത്തരവാദിത്തങ്ങളെ കൃത്യമായി തരംതിരിക്കാൻ പഠിക്കാം Master Your To-Do List with the Eisenhower Matrix

രാവിലെ എഴുന്നേറ്റപാടെ കയ്യിലൊരു കാപ്പിയുമായി ഫോൺ എടുത്തു നോക്കുമ്പോൾ വാട്സാപ്പിലെ മെസ്സേജുകളും ഓഫിസിലെ മെയിലുകളും കുട്ടികളുടെ സ്കൂൾ കാര്യങ്ങളുമൊക്കെയായി ഒരു വലിയ ടു-ഡു ലിസ്റ്റ് തന്നെ നമ്മെ കാത്തിരിക്കുന്നു. നമ്മളിൽ ഭൂരിഭാഗം പേരും ഈ ‘തിരക്ക്’ എന്ന കടലിൽ മുങ്ങിപ്പോകുകയാണു പതിവ്.

എന്നാൽ, ഈ തിരക്കിനിടയിൽ ഒന്നു നിർത്തി ശ്വാസമെടുത്ത്, ഇന്നത്തെ ദിവസം തീർക്കേണ്ട ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട മൂന്നു കാര്യങ്ങൾ എന്തൊക്കെയാണെന്നു ചിന്തിച്ചിട്ടുണ്ടോ? ആ ഒരു നിമിഷത്തെ ചിന്ത മതി നിങ്ങളുടെ ആ ദിവസം അങ്ങേയറ്റം ക്രിയാത്മകമായി മാറാൻ.

ഇവിടെയാണ് ‘ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ്’ (Eisenhower Matrix) എന്ന ലളിതമായ ടെക്നിക് സഹായകരമാകുന്നത്. അമേരിക്കൻ പ്രസിഡന്റായിരുന്ന Dwight D. Eisenhower പറഞ്ഞ ചിന്തയാണ് ഇതിന്റെ അടിസ്ഥാനം: “അടിയന്തരമായ കാര്യങ്ങൾ പലപ്പോഴും പ്രധാനപ്പെട്ടതാകില്ല; പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങൾ പലപ്പോഴും അടിയന്തരമാവാറില്ല.”

ഈ ആശയം അടിസ്ഥാനമാക്കി, നമ്മുടെ ജോലികളെ ഭാഗങ്ങളായി തരംതിരിക്കാം. നമുക്ക് ഈ ‘മാജിക് ബോക്സ്’ എങ്ങനെ ഉപയോഗിക്കാം എന്ന് നോക്കാം.

ഐസൻഹോവർ മാട്രിക്സ്

നമ്മുടെ ജോലികളെ നാല് കളങ്ങളിലായി (Quadrants) നമുക്ക് തിരിക്കാം:

1. ക്വാഡ്രന്റ് 1: അടിയന്തിരവും പ്രധാനപ്പെട്ടതും (ഉടനെ ചെയ്യുക)

ഓഫിസിലെ ഡെഡ്‌ലൈനുകൾ, കുട്ടികളുടെ പെട്ടെന്നുള്ള അസുഖം, വീട്ടിലെ അടിയന്തിര പ്രശ്നങ്ങൾ എന്നിവ ഇതിൽപ്പെടും.
∙ ചെയ്യേണ്ടത്: വൈകാതെ കൈകാര്യം ചെയ്യുക.

2. ക്വാഡ്രന്റ് 2: പ്രധാനപ്പെട്ടത്, എന്നാൽ, അടിയന്തിരമല്ല (ഷെഡ്യൂൾ ചെയ്യുക)

ഇതാണ് ജീവിതത്തിലെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഭാഗം. നിങ്ങളുടെ ആരോഗ്യം (വ്യായാമം, യോഗ), കുട്ടികളോടൊപ്പമുള്ള ക്വാളിറ്റി സമയം, കരിയറിലെ പുതിയ കാര്യങ്ങൾ പഠിക്കൽ, സാമ്പത്തിക നിക്ഷേപം, ആസൂത്രണം ചെയ്യൽ എന്നിവ ഇവിടെ വരുന്നു. ഇവയ്ക്കു പെട്ടെന്നു തീർക്കേണ്ട സമ്മർദം ഇല്ലെങ്കിലും, ജീവിതവിജയത്തിന് ഇവ അത്യാവശ്യമാണ്.

∙ ചെയ്യേണ്ടത്: മുൻകൂട്ടി സമയം മാറ്റിവെക്കുക. ഇത് അവഗണിച്ചാൽ പിന്നീട് ക്രൈസിസായി മാറും.

3. ക്വാഡ്രന്റ് 3: അടിയന്തിരം എന്നാല്‍ അപ്രധാനമായത് (വേറൊരാളെ ഏൽപ്പിക്കുക)

മറ്റുള്ളവർക്കു വേണ്ടി നിങ്ങൾ ചെയ്തു കൊടുക്കുന്ന ജോലികളാണിവ. അപ്രധാനമായ ഫോൺ കോളുകൾ, ചെറിയ ജോലികൾ, വീട്ടിലെ സാധനങ്ങൾ വാങ്ങുന്നത് പോലുള്ള ചെറിയ കാര്യങ്ങൾ. ഇത്തരം കാര്യങ്ങളിൽ വീട്ടിലെ മറ്റുള്ളവരുടെ സഹായം തേടുകയോ (ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യുക), ജോലിക്കാരെ ഏൽപ്പിക്കുകയോ ചെയ്യാം.

∙ ചെയ്യേണ്ടത്: പറ്റുന്നതു പോലെ ഡെലിഗേറ്റ് ചെയ്യുക.

4. ക്വാഡ്രന്റ് 4: അടിയന്തിരവുമല്ല, പ്രധാനവുമല്ല (ഒഴിവാക്കുക)

നമ്മുടെ ഊർജവും സമയവും ചോർത്തുന്ന കാര്യങ്ങളാണിവ. വെറുതെയുള്ള സോഷ്യൽ മീഡിയ സ്ക്രോളിങ്, സീരിയലുകൾ, പരദൂഷണം പറയൽ തുടങ്ങിയവ. ഇവ പരമാവധി കുറയ്ക്കുകയോ പൂർണമായും ഒഴിവാക്കുകയോ ചെയ്യുക.

∙ ചെയ്യേണ്ടത്: പരമാവധി കുറയ്ക്കുക.
ഓഫീസും വീടും ഒരുമിച്ച് കൈകാര്യം ചെയ്യുന്ന സ്ത്രീകൾക്ക് ഇത് ഒരു ശക്തമായ ടൂൾ ആണ്. കുട്ടികളുടെ കാര്യങ്ങൾ, സ്കൂൾ, ഡ്രൈവർ, വീട്ടുജോലിക്കാർ—ഇവയെ കൃത്യമായി ക്രമീകരിച്ചാൽ തന്നെ സമ്മർദം ഗണ്യമായി കുറയും.

ശ്രദ്ധിക്കാൻ ചില കാര്യങ്ങൾ

പത്തിൽ ഒതുക്കാം: ഓരോ വിഭാഗത്തിലും പത്തിലധികം ജോലികൾ ഉൾപ്പെടുത്താതിരിക്കാൻ ശ്രദ്ധിക്കുക. ലിസ്റ്റ് ലളിതമായാൽ സമ്മർദം കുറയും.

രണ്ട് ലിസ്റ്റുകൾ: ഓഫിസിലെ ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾക്കും വീട്ടിലെ കാര്യങ്ങൾക്കും വെവ്വേറെ ലിസ്റ്റുകൾ തയാറാക്കുന്നത് ആശയക്കുഴപ്പം ഒഴിവാക്കും.

നിറങ്ങൾ നൽകാം: പെട്ടെന്നു തിരിച്ചറിയാൻ ഓരോ വിഭാഗത്തിനും ഓരോ നിറങ്ങൾ (Colour coding) നൽകി ക്വാഡ്രന്റ് മനോഹരമാക്കാം.

‘നോ’ പറയാൻ പഠിക്കാം: നിങ്ങളുടെ ലക്ഷ്യങ്ങൾക്ക് തടസ്സമാകുന്ന കാര്യങ്ങളോട് ‘നോ’ പറയാൻ മടിക്കരുത്.

നിർദേശങ്ങൾ മുൻകൂട്ടി: ജോലിക്കാർക്കും ഡ്രൈവർക്കും നൽകേണ്ട നിർദേശങ്ങൾ തലേദിവസം തന്നെ ഉറപ്പാക്കുന്നതു തിരക്ക് ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കും.

വ്യക്തിത്വ വികസനം: മറ്റുള്ളവരെ ജോലികൾ ഏൽപ്പിക്കുന്നതിലൂടെ ലഭിക്കുന്ന അധികസമയം കുടുംബത്തോടൊപ്പം ചെലവഴിക്കാനും പുതിയ കാര്യങ്ങൾ പഠിക്കാനും ഉപയോഗിക്കാം.

ബാക്കപ്പ് പ്ലാൻ: പെട്ടെന്നുണ്ടാകുന്ന അടിയന്തര സാഹചര്യങ്ങൾ നേരിടാൻ എപ്പോഴും ഒരു പകരം സംവിധാനം (Backup plan) കരുതുക.

സഹായം ചോദിക്കാം: സഹായം തേടുന്നത് ദൗർബല്യമല്ല, മറിച്ചു കാര്യങ്ങൾ സ്മാർട്ടായി കൈകാര്യം ചെയ്യാനുള്ള മിടുക്കാണ്.

ഓഫീസിലെ ഡെഡ്‌ലൈനുകളും മീറ്റിങ്ങുകളും മുതൽ കുട്ടികളുടെ പരിചരണം, സ്കൂൾ കാര്യങ്ങൾ, വീട്ടുജോലിക്കാർ, ഡ്രൈവർ എന്നിങ്ങനെ നമ്മുടെ സമയമപഹരിക്കുന്ന കാര്യങ്ങൾ കൃത്യമായി ക്രമീകരിക്കാനായാൽ പകുതി സമ്മർദം അവസാനിക്കും.

പ്രധാനപ്പെട്ട കാര്യങ്ങളിൽ കൂടുതൽ ശ്രദ്ധ കേന്ദ്രീകരിക്കുമ്പോൾ, അനാവശ്യ തിരക്കുകൾ സ്വാഭാവികമായി കുറയും.

ക്വാഡ്രന്റ് 2-ൽ കൂടുതൽ സമയം ചെലവഴിക്കാൻ തുടങ്ങുമ്പോൾ, ഭാവിയിലെ പല പ്രശ്നങ്ങളും മുൻകൂട്ടി ഒഴിവാക്കാൻ കഴിയും.

ദിവസം ആരംഭിക്കുന്നതിന് മുൻപ് അഞ്ച് മിനിറ്റ് ഈ ‘മാജിക് ബോക്സിനായി’ മാറ്റിവയ്ക്കൂ.

സാഹചര്യങ്ങൾക്കു വിട്ടുനൽകേണ്ടതല്ല ജീവിതം, മറിച്ച്, നമുക്ക് അനുയോജ്യമായ രീതിയിൽ നമ്മൾ തന്നെ മനോഹരമായി ക്രാഫ്റ്റ് ചെയ്തെടുക്കേണ്ട ഒന്നാണെന്ന് അപ്പോൾ ബോധ്യമാകും.∙